Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Colditzer Stadt, Land, Schloss gGmbH
Markt 4
04680 Colditz
Deutschland

Telefon: 034381 47990
E-Mail: info@cosls.de

2. Zweck der E-Rechnungsplattform

Die Plattform dient registrierten Unternehmen und Organisationen zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Insbesondere können Rechnungsdateien hochgeladen, Rechnungsdaten ausgelesen, geprüft, ergänzt und in ein strukturiertes E-Rechnungsformat überführt werden.

3. Benutzerkonten und Anmeldung

Für die Nutzung der geschützten Bereiche verarbeiten wir insbesondere die E-Mail-Adresse des Benutzers, die Zuordnung zum jeweiligen Mandanten bzw. Unternehmen, Benutzerrolle sowie die zur Authentifizierung erforderlichen Daten.

Passwörter werden nicht im Klartext für die Anzeige gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Benutzerkontos sowie zur Erfüllung des mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Plattformdienstes.

Rechtsgrundlage ist, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Plattform dient, kann sie außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.

4. Verarbeitung von Rechnungen

Beim Hochladen und Verarbeiten von Rechnungen können personenbezogene Daten enthalten sein, beispielsweise Namen, Anschriften, Kontaktdaten, Kunden- oder Rechnungsnummern und weitere Angaben, die Bestandteil einer Rechnung sind.

Soweit ein Kunde der Plattform solche personenbezogenen Daten im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit verarbeitet und die Colditzer Stadt, Land, Schloss gGmbH diese Daten ausschließlich nach dessen Weisung technisch verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Verantwortlich für Inhalt, Zulässigkeit und Rechtsgrundlage der vom jeweiligen Kunden hochgeladenen Rechnungsdaten bleibt in diesem Fall der jeweilige Kunde als Verantwortlicher.

5. Welche Rechnungsdaten verarbeitet werden

• Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger,
• Anschriften und elektronische Kontaktadressen,
• Rechnungs- und Kundennummern,
• Rechnungs-, Leistungs- und Fälligkeitsdaten,
• Leistungs- und Positionsbeschreibungen,
• Mengen, Preise, Steuerangaben und Rechnungsbeträge,
• Bank- und Zahlungsinformationen, soweit sie Bestandteil der Rechnung sind.

6. Technische Protokolldaten

Beim Aufruf der Plattform können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, Browserinformationen und weitere technisch notwendige Verbindungsdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Fehleranalyse sowie zum Schutz der Plattform vor Missbrauch und Angriffen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Session-Cookie

Die Plattform verwendet für die Anmeldung und Aufrechterhaltung der Benutzersitzung einen technisch erforderlichen Session-Cookie. Dieser ist notwendig, damit angemeldete Benutzer sicher den ihrem Benutzerkonto und Mandanten zugeordneten Bereich verwenden können.

Soweit hierfür Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da die Speicherung für den vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich ist.

Auf dieser Plattform werden nach dem derzeit vorgesehenen Funktionsumfang keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

8. Hosting

Die Plattform wird auf Serverinfrastruktur eines externen Hostinganbieters betrieben. Der Hostinganbieter verarbeitet die für den Serverbetrieb erforderlichen Daten als Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter, soweit dies für die Bereitstellung, Verfügbarkeit und Sicherheit der Plattform erforderlich ist.

Empfängerkategorie ist damit insbesondere der von uns eingesetzte Hosting- und Serverdienstleister. Weitere externe Analyse- oder Werbedienste werden nach dem derzeit vorgesehenen Plattformaufbau nicht eingesetzt.

9. Speicherdauer

Benutzer- und Mandantendaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das jeweilige Benutzerkonto bzw. das Vertragsverhältnis besteht und die Daten für den Betrieb der Plattform erforderlich sind.

Hochgeladene Rechnungsdateien, erzeugte E-Rechnungen und die dazugehörigen Verarbeitungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den vereinbarten Verarbeitungszweck erforderlich ist oder der jeweilige Kunde dies im Rahmen seiner Weisungsbefugnis vorgibt. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Verpflichtung oder dokumentierte Weisung einer Löschung entgegensteht.

10. Empfänger personenbezogener Daten

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, soweit dies zur Bereitstellung, Administration, Wartung oder Absicherung der Plattform erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht.

11. Rechte betroffener Personen

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.

Soweit Rechnungsdaten durch einen Kunden der Plattform als Verantwortlichen verarbeitet werden, sollten Betroffenenanfragen zunächst an diesen Kunden gerichtet werden. Wir unterstützen den jeweiligen Verantwortlichen im Rahmen der Auftragsverarbeitung bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen.

12. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

13. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unberechtigten Zugriff, Veränderung und sonstige unzulässige Verarbeitung zu schützen. Die Plattform wird verschlüsselt über HTTPS bereitgestellt und Benutzerbereiche sind durch Authentifizierung geschützt.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen der Plattform, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: August 2026